关于材料库的整理

背景前提：
我们事务所是一家建筑室内设计事务所，本人负责其中的陈设&资材部的日常工作。本人在事务所里除了本职工作陈设设计师外，还兼了一项工作就是事务所的材料库构建以及资材的收纳整理展示。之前一直是按照材料的大类别去分类，按供应商的名称一一归档的（例如：洁具--高仪--Catalog--A-002),这部分内容有详细的表单整理及材料分布图提供，与此同时在事务所服务器上也有对应的电子档材料库(但暂未与材料小样及产品样册一一对应），但目前同事提出说我的材料库他们不好用，不能够合理的服务于他们的设计，提出要求我来整改。

问题探讨：
所以本人就很想和大家探讨一个问题，就是关于室内设计师在材料库的使用方面都有什么样的要求，公司的材料库要如何整理才能满足你们的需求？换句话讲如果你们是使用者就是你们想拥有一个怎样的材料库？材料库需要体现什么样的资讯给到个人？

现在真的蛮困惑的，需要各位大侠们给出点意见，集思广益，让我的材料库能够更加完善，谢谢各位了，小女子万分感谢！

真心希望得到大家的回复，集思广益；同时也能提供更多像我一样有这个疑问的朋友一起，共同学习共同进步。

就软装来说  首先是大框架 例如 家私灯具挂画摆件地毯床品花艺等等 以灯具为例往下分可有 吊灯 台灯 落地灯 壁灯 大型公区吊灯等等 再细分则可以按风格分 例如 现代 新古典 中式  ARTDECO等等  分到这个阶段就差不多了 再细分也没多大必要 会浪费点开文件夹的时间   至于编号就因人而异了 看大家习惯怎么样  可以聚集大家开个小会议 商讨一下   这样分类最大的优势不仅仅在于找资料方便  更在于搜集的新资料的整理   当然 你大可以在大框架加入例如 以往使用案例选项   待整理   项目考察  工艺介绍等等一些更有价值的文件  既方便工作又有益于深入了解和学习   希望能帮到您{:2:}

陈鹏飞不飞 发表于 2013-3-27 12:35
就软装来说  首先是大框架 例如 家私灯具挂画摆件地毯床品花艺等等 以灯具为例往下分可有 吊灯 台灯 落地灯 ...

谢谢前辈的指点，那我理解下来也就是其实完全没有必要按照供应商名称来分类或者是品牌来分类，这样会太泛泛反而不利于他们的使用，是么？
还是应该按种类按风格分类即可，那你觉得是否有必要提供对应产品的价格范围区间给到他们呢？这次他们有提出这个要求，以石材为例（我的材料库是整个事务所的材料库，所以包括硬装材料），针对方案选材实施情况来说，他们需要我在小样上体现品名、产地、厂家、价格、库存情况（毛料的库存）等信息，我觉得前面还好解决，但是关于价格和库存属于机动的信息范畴，这个有必要提供给他们么？

个人认为，厂家名称排在前面比较好。（如：Catalog—xxxxxxx）再放到相应的文件夹，如：洁具、材料、饰品，等目录），这样，可以保证同样货品，可以随时货比三家。
再建立一个链接查询表格文件，这个表格查询表格文件与相关文件夹链接，同时，表格里可以加备注，更新日期，和预览图，联系电话等）就可以快捷的查询，或修改。

蝶之夭夭 发表于 2013-3-27 13:16
谢谢前辈的指点，那我理解下来也就是其实完全没有必要按照供应商名称来分类或者是品牌来分类，这样会太泛 ...

品牌和供应商是绝对要分类的  这样方便大家沟通交流 有一个大家共同认知的点在那   至于后面您说的库存之类这些问题 我觉得个人意见是 做一个表格 例如5楼说的的形式  这样很方便查阅与知悉  如果要了解价格区间  看表格一目了然 如果问库存 打个电话联系下就行    我之前所说的分类是指公司的软装图库  因为有很多人的软装水平是达不到看一眼那产品就知道是什么品牌的水平  或者说很多图本身就是被山寨的（一般图库的资料都是国外优秀的品牌资料） 总而言之 一句话  既然是团队模式 大家就把事情放到台面上说  一项一项去商讨去确认归纳形式  等大家都同意之后  就按那个布局和分支去执行   若有更好的意见被大家公认和采纳 那完全可以更新替换的   另外可能还会出现一种现象  就是本身会有人提出比较好和科学的方案（这样的人一定得重用） 但是经常会被大家不接受（个人认知与知识储备量不足导致，大部分员工都是这类人） 这时候 应当采取试用一段时间优秀科学方案（前提是有个正确判断力的领导，不然也白搭）  看大家的反应是否适应  如果适应  那就恭喜了  如果不适应  那就采取第二种被大家接受的比较常规的方案去执行      以上是我对资料归纳与整理的一些思维理解与建议   希望对您有所帮助

你可以借鉴一下弘高装饰的做法，按系统化的思路去做会好一些，当然体系的制作和维护成本也会高一些。

陈鹏飞不飞 发表于 2013-3-27 14:15
品牌和供应商是绝对要分类的  这样方便大家沟通交流 有一个大家共同认知的点在那   至于后面您说的库存之 ...

非常感谢前辈的细心与认真，您给我提供的建议让我茅塞顿开，我想我可能知道应该怎么做了。现阶段最先应该完成的是将目前资材统计及品牌产品一一对应，让人有据可依，删除掉陈旧的或者说山寨的那些东西（尤其是软装资料，资料实在太多，但每家都大同小异，唯一的区别就是价格与质量)。资料库不是越大越好的，关键是里面的东西要精，因注重它的时效性，及时更新。好的材料能够给我们更多的灵感，合理的利用材料能让材料发挥它最大的功效，为我们的设计添彩。
我会继续努力的，再次谢谢前辈！

Colin 发表于 2013-3-27 13:36
个人认为，厂家名称排在前面比较好。（如：Catalog—xxxxxxx）再放到相应的文件夹，如：洁具、材料、饰品， ...

谢谢您的建议，给我的材料库整理带来新的思路。顺便我还想问下，不知道您在归类中是否对材料有采取高中低档次之分呢？这种分类方式在您看来是否有它的必要性？

liphy521 发表于 2013-3-28 09:12
你可以借鉴一下弘高装饰的做法，按系统化的思路去做会好一些，当然体系的制作和维护成本也会高一些。 ...

呵呵，不知道您是否可以详细跟我介绍下弘高装饰的运作模式呢？这家公司我之前没有接触过，并不清楚它的运作模式，虚心求教，万分感谢！